El problema

Grupo ATC opera varias unidades de negocio de logística, con presencia en México (TLEA) y Estados Unidos (D-Troy Logistics). Pese a esa escala, no tenían un CRM. Cada unidad llevaba el control de sus leads y clientes en hojas de Excel independientes, sin conexión entre sí.

Eso significaba que un lead podía perderse simplemente porque nadie le dio seguimiento a tiempo, que la dirección no tenía forma de ver qué estaba pasando con el equipo de ventas en tiempo real, y que cada unidad de negocio operaba como una isla, sin un proceso homogéneo de principio a fin.

El equipo comercial dedicaba una parte importante de su tiempo a tareas administrativas, actualizar hojas, buscar información dispersa, en vez de vender.

La solución

Followfy implementó un CRM autónomo sobre GoHighLevel, y sobre esa base construyó un Sistema Agéntico con tres Arquetipos trabajando de forma coordinada:

- Un Arquetipo que perfila cada lead entrante, identificando su potencial y la unidad de negocio a la que corresponde, algo que antes se decidía manualmente y sin criterio consistente entre equipos.

- Un Arquetipo que gestiona el CRM, el funnel completo y el agendamiento de citas, dando seguimiento automático sin que ningún contacto se quede sin atender entre un paso y otro.

- Un Arquetipo asistente del equipo de ventas, que libera al equipo humano de las tareas administrativas que antes les quitaban tiempo, para que se enfoquen en cerrar.

Además del sistema de Agentes, se configuraron notificaciones y alertas para que el equipo supiera en tiempo real cuándo un lead necesitaba atención, y dashboards para que la dirección pudiera ver el estado completo del funnel y la actividad de cada vendedor sin tener que pedir reportes armados a mano. Todo el personal comercial fue capacitado en el uso del nuevo sistema, para que la transición del Excel al CRM no generara fricción operativa.

El resultado

Con el proceso centralizado y operando de forma coordinada entre las tres unidades y los dos países, Grupo ATC pasó de una conversión del 5% al 16% en un año. La dirección ahora puede ver la actividad de todo el equipo de ventas y sus citas agendadas directo desde los dashboards del CRM, algo que antes, operando en Excel, era prácticamente imposible de medir de forma centralizada.

"Pasamos de una conversión del 5% al 16% en nueve meses. El seguimiento que antes se perdía entre nuestras unidades de negocio ahora no se pierde, y por primera vez podemos ver la actividad de todo el equipo de ventas en un solo lugar."
— José Baena, Director Comercial D-Troy Logistics (Unidad de Negocio en USA)